Se dovessi ricostruire oggi tutti i flussi dei dati della tua azienda, sapresti da dove cominciare?

Il valore dei dati passa dalla loro governance

Ogni azienda produce, raccoglie, utilizza e trasferisce dati continuamente. Informazioni sui clienti, sui dipendenti, sui fornitori, sulle vendite, sui processi interni. Dati che entrano da un sito web, passano attraverso un CRM, vengono condivisi con un fornitore, utilizzati da un software, conservati in un archivio e magari trasferiti verso un servizio esterno.

Ma se oggi chiedessimo a un’organizzazione di disegnare su un foglio il percorso di quei dati, dall’ingresso fino alla loro destinazione finale, saprebbe farlo?

La domanda sembra tecnica. In realtà è prima di tutto organizzativa.

Perché conoscere i propri dati non significa soltanto sapere quali informazioni possiede l’azienda. Significa sapere da dove arrivano, perché vengono raccolte, dove vengono utilizzate, con chi vengono condivise, dove vengono conservate e chi ha la responsabilità delle decisioni che li riguardano.

Ed è proprio quando si prova a ricostruire questi percorsi che spesso emerge una realtà diversa da quella che l’organizzazione immaginava.

Un nuovo software può aver introdotto un ulteriore punto di raccolta. Un fornitore può ricevere informazioni che un’altra funzione aziendale non sapeva venissero condivise. Un dato può essere conservato più a lungo di quanto serva realmente. Una persona può avere accesso a informazioni che non le sono necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Non significa necessariamente che ci sia già una violazione. Significa che l’organizzazione potrebbe non avere una visione sufficientemente chiara di ciò che sta accadendo.

E questo diventa un problema non soltanto per la privacy.

Se non so dove circolano i dati, faccio più fatica a proteggerli. Se non so chi li utilizza, faccio più fatica ad attribuire responsabilità. Se non conosco la qualità e la provenienza delle informazioni che possiedo, diventa più difficile capire se posso utilizzarle per nuovi processi, analisi o strumenti di intelligenza artificiale.

Per questo considero la mappatura dei flussi informativi un passaggio che può cambiare il modo stesso in cui un’azienda guarda al proprio patrimonio informativo.

La domanda non dovrebbe essere soltanto: “Siamo conformi?”

Dovremmo chiederci anche: “Conosciamo davvero ciò che stiamo governando?”

Il GDPR richiede alle organizzazioni di essere responsabili dei trattamenti effettuati e di poter dimostrare la conformità delle proprie scelte. La protezione dei dati, inoltre, deve essere integrata nella progettazione dei processi e mantenuta nel tempo. Ma una responsabilità effettiva presuppone una certa conoscenza di ciò che accade concretamente ai dati.

È qui che la privacy può smettere di essere percepita come un insieme di documenti e diventare una componente della governance aziendale.

Una buona mappatura non dovrebbe limitarsi a fotografare i trattamenti esistenti. Dovrebbe aiutare a individuare responsabilità, punti di attenzione, dipendenze, aree di rischio e anche possibilità di utilizzo consapevole del patrimonio informativo.

Perché un dato che l’azienda non sa di avere, non sa dove sia o non sa chi possa utilizzare difficilmente può essere considerato un asset realmente governato.

La vera domanda, allora, non è soltanto “dove sono i miei dati?”.

È: “Quanto conosciamo il percorso che compiono e quanto siamo realmente in grado di governarlo?”

Executive Program collegato

Questo tema sarà approfondito all’interno dell’Executive Program “Data Strategy & Privacy Governance — Superare la compliance per costruire responsabilità, protezione e capacità di utilizzo”, condotto da Rosanna Pratola per Ligotti Academy – Human Performance Lab Milano.